In dit artikel leest u wat een PO-bevestiging (PO Ack) met de status Stale is, waarom dit gebeurt en wat u moet doen wanneer u een Stale PO Ack-melding van Leverage ontvangt. Inzicht in het 400-graden-synchronisatieproces is essentieel om deze meldingen snel op te lossen.
Wat is een PO Ack met de status Stale?
Wanneer een leverancier een PO-bevestiging indient en de inkoper deze accepteert, start Leverage wat we de 400-graden-synchronisatie noemen: Leverage schrijft de bijgewerkte ordergegevens terug naar uw registratiesysteem (ERP), uw ERP verwerkt deze terugschrijving en stuurt een bevestiging terug naar Leverage, waarna Leverage de orderstatus bijwerkt. Deze volledige retourcyclus moet succesvol worden voltooid voordat de bevestiging als gesynchroniseerd geldt.
Als uw ERP die bevestiging niet binnen zeven dagen naar Leverage terugstuurt, krijgen de betreffende PO Ack-regels de status Stale. Deze regels worden aangeduid met een rond pijlpictogram en kunnen op de orderpagina worden gefilterd met het filter Stale.
Wanneer u de aanwijzer op het synchronisatiepictogram plaatst, wordt de volgende knopinfo weergegeven: “Supplier's changes have been written back to your system of record. Leverage has not yet received your updates to this PO Line from your system of record.”
Leverage stuurt ook een automatische melding naar uw distributielijst met een onderwerp zoals:
[ACTION REQUIRED, integrationId X] Stale PO Ack Line Items: N
De melding bevat een bijlage met de betreffende regels.
Opmerking: Incidentele synchronisatieonderbrekingen tussen Leverage en uw ERP zijn niet altijd reden tot bezorgdheid. Een incidentele Stale-order hoeft mogelijk alleen opnieuw te worden gesynchroniseerd. Als Stale-orders regelmatig voorkomen, moet u de integratie grondiger onderzoeken.
Stappen om dit op te lossen
1. Vergelijk de gegevens in Leverage en uw ERP
Vergelijk voor elke Stale-regel de ordergegevens in Leverage met de overeenkomstige regel in uw ERP. Zoek naar wijzigingen in de leveranciersbevestiging, zoals een bijgewerkte beloofde datum of aangepaste hoeveelheid, en controleer of deze wijzigingen in uw ERP staan.
2. Werk uw ERP zo nodig bij
Als de wijzigingen uw ERP niet hebben bereikt, stemt u dit af met uw integratie- of IT-team. Als u over de vereiste rechten beschikt en uw team bevestigt dat een handmatige wijziging passend is, werkt u de order in het ERP bij zodat de gegevens overeenkomen met Leverage voordat u opnieuw synchroniseert.
3. Start een synchronisatie
Volg de methode voor opnieuw synchroniseren die voor uw integratie is vastgesteld. Afhankelijk van het ERP en de integratieconfiguratie kan het opnieuw opslaan of vrijgeven van de order een synchronisatie starten. In sommige gevallen kan een bevoegde wijziging van de ordergegevens de synchronisatie ook activeren.
Nadat de gegevens zijn afgestemd en de synchronisatie is voltooid, moet Leverage de bevestiging ontvangen en de orderstatus bijwerken. Vraag uw integratie- of IT-team als u niet weet welke actie een synchronisatie start.
4. Onderzoek terugkerende of onopgeloste Stale-regels
Als de order na synchronisatie Stale blijft, of als Stale-orders regelmatig terugkomen, schakelt u uw IT- of integratieteam in. Bepaal het volgende:
Verwerkt het ERP de terugschrijfpoging van Leverage?
Zo ja, waarom stuurt het ERP geen bevestiging terug naar Leverage?
De precieze onderzoeksstappen zijn afhankelijk van uw ERP en integratieconfiguratie. Leverage Support kan informatie van onze kant verstrekken, waaronder de tijdstempel en gegevens van de meest recente terugschrijfpoging, zodat uw team het probleem kan achterhalen.
Belangrijke begrippen
PO-bevestiging (PO Ack): de formele reactie van een leverancier op een inkooporder, waarin gegevens zoals verzenddatums, hoeveelheden en prijzen worden bevestigd.
Terugschrijving: het proces waarbij Leverage geaccepteerde bevestigingsgegevens naar uw ERP of registratiesysteem stuurt.
400-graden-synchronisatie: het volledige retourbevestigingsproces. Leverage schrijft bijgewerkte ordergegevens naar uw ERP, uw ERP verwerkt de wijzigingen en stuurt een bevestiging terug naar Leverage, waarna Leverage de orderstatus bijwerkt.
Stale: een PO Ack-regel die de 400-graden-synchronisatie niet binnen zeven dagen heeft voltooid. Het ERP heeft de ontvangst van de terugschrijving nog niet bevestigd.
Meer hulp nodig?
Neem contact op met Leverage Support via de Help Desk of e-mail naar support@tryleverage.ai.