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處於 Stale 狀態的採購訂單確認明細:含義與處理方式

本指南說明採購訂單確認明細為何會變為 Stale,以及如何與 ERP 或整合團隊一起解決同步問題。

作者:Arthur Myers

本文說明什麼是處於 Stale 狀態的採購訂單確認(PO Ack)、出現該狀態的原因,以及收到 Leverage 的 Stale PO Ack 警示時應如何處理。瞭解 400 度同步流程是快速解決這些警示的關鍵。

什麼是處於 Stale 狀態的 PO Ack?

供應商提交採購訂單確認並由採購方接受後,Leverage 會啟動我們所稱的 400 度同步:Leverage 將更新後的訂單詳細資料寫回您的記錄系統(ERP),ERP 接收寫回資料並向 Leverage 傳回確認,然後 Leverage 更新訂單狀態。整個往返流程必須成功完成,確認才會被視為已同步。

如果 ERP 未在七天內向 Leverage 傳回該確認,受影響的 PO Ack 明細會標示為 Stale。Stale 明細以圓形箭頭圖示表示,並可在訂單頁面使用 Stale 篩選器進行篩選。

顯示 Stale 同步圖示和 Stale 篩選器的訂單頁面

將滑鼠游標停留在同步圖示上時,工具提示會顯示: “Supplier's changes have been written back to your system of record. Leverage has not yet received your updates to this PO Line from your system of record.”

Leverage 也會向您的通訊群組清單傳送自動警示,主旨類似於:

[ACTION REQUIRED, integrationId X] Stale PO Ack Line Items: N

警示包含一個附件,其中列出受影響的明細。

注意: Leverage 與 ERP 之間偶爾出現同步中斷不一定需要擔心。偶爾出現的 Stale 訂單可能只需重新同步。如果經常出現 Stale 訂單,請更深入地調查整合。

解決步驟

1. 比較 Leverage 與 ERP 中的詳細資料

對於每個 Stale 明細,請將 Leverage 中的訂單詳細資料與 ERP 中的對應明細進行比較。尋找供應商確認中的變更,例如更新的承諾日期或修改後的數量,並確認這些變更是否反映在 ERP 中。

2. 必要時更新 ERP

如果變更未傳送至 ERP,請與整合或 IT 團隊協調。如果您擁有所需權限,而且團隊確認適合手動更新,請先更新 ERP 訂單,使其詳細資料與 Leverage 一致,再嘗試同步。

3. 啟動同步

按照為您的整合定義的重新同步方法操作。視 ERP 和整合設定而定,重新儲存或重新發行訂單可能會觸發同步。在某些情況下,對訂單詳細資料進行授權編輯也可能觸發同步。

詳細資料一致且同步完成後,Leverage 應收到確認並更新訂單狀態。如果您不確定哪項操作會觸發同步,請洽詢整合或 IT 團隊。

4. 調查反覆出現或未解決的 Stale 明細

如果訂單在同步後仍為 Stale,或 Stale 訂單經常出現,請讓 IT 或整合團隊參與調查。確認:

  • ERP 是否正在處理 Leverage 的寫回嘗試?

  • 如果是,ERP 為什麼沒有向 Leverage 傳回確認?

具體調查步驟取決於您的 ERP 和整合設定。Leverage Support 可以提供我們這一側的詳細資料,包括最近一次寫回嘗試的時間戳記和資料,協助您的團隊找出問題。

關鍵術語

採購訂單確認(PO Ack): 供應商對採購訂單的正式回覆,用於確認出貨日期、數量和價格等詳細資料。

寫回: Leverage 將已接受的確認資料傳送到 ERP 或記錄系統的過程。

400 度同步: 完整的往返確認流程。Leverage 將更新後的訂單資料寫入 ERP,ERP 接收變更並向 Leverage 傳回確認,然後 Leverage 更新訂單狀態。

Stale: 未在七天內完成 400 度同步的 PO Ack 明細。ERP 尚未確認收到寫回資料。

需要更多協助?

請透過 Help Desk 聯絡 Leverage Support,或寄送電子郵件至 support@tryleverage.ai.

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